BAB 7 SURAT NIAGA KOMBIS KELAS X BDP

 Pengertian Surat Niaga – Syarat, Jenis, Macam, Fungsi, Contoh

Pengertian Surat Niaga – Syarat, Jenis, Macam, Fungsi, Contoh : Surat niaga merupakan surat yang dibuat atau ditulis untuk kepentingan bisnis atau perdagangan. Surat niaga merupakan jenis surat yang dikeluarkan oleh perusahaan ataupun badan-badan usaha dalam rangka menjalankan usahanya.

Pengertian Surat Niaga

Surat niaga merupakan surat yang dibuat atau ditulis untuk kepentingan bisnis atau perdagangan. Surat niaga merupakan jenis surat yang dikeluarkan oleh perusahaan ataupun badan-badan usaha dalam rangka menjalankan usahanya. Surat niaga juga merupakan surat resmi yang umumnya berisi mengenai tawaran, jual-beli yang ada hubungannya dengan barang ataupun jasa.

Atau definisi surat niaga yang lainnya ialah sebuah surat yang dibuat oleh orang-orang ataupun oleh suatu badan usaha dengan bertujuan untuk mencari keuntungan. Surat niaga ini bisa bersifat intern maupun ekstern, secara intern dapat diartikan surat ini dapat dipakai untuk berhubungan antar perusahaan itu sendiri baik itu dari tingkat pusat sampai pada cabangnya.

Dan jika secara ekstern surat ini dapat dipakai untuk berhubungan dengan perusahaan atau badan usaha lain. Surat niaga juga sering disebut dengan surat dagang atau surat bisnis.

Syarat penulisan Surat yang Baik

• Ditulis dengan teknik penyusunan yang benar

1. bagian-bagian surat diurutkan sesuai dengan jenis surat yang akan dibuat
2. pengetikan yang benar, jelas, bersih, serta rapi
3. kertas sesuai dengan ukuran yang baku (kuarto/folio), jenis kertas HVS, warna (putih, kuning, biru muda, dan merah jambu)
4. penggunaan bentuk surat (style) yang lazim

• Isi surat dinyatakan dengan ringkas, jelas, dan eksplisit sehingga penerima surat dapat memahami isinya dengan tepat sehingga penerima dapat memberikan tanggapan yang tepat pula.
• Bahasa surat disusun sesuai dengan kaidah yang baku (ejaan, diksi, kalimat, dan paragraf), jelas, ringkas, lugas, sopan, dan komunikatif.
• Faktor pendukung yaitu memahami:

1. masalah yang akan dikemukakan
2. peraturan menegnai masalah tersebut
3. posisi serta bidang penulis surat dan penerima surat

Jenis-Jenis Surat Niaga

Salah satu jenis surat niaga yaitu surat pesanan surat ini merupakan surat yang berasal dari pembeli yang dikirimkan kepada penjual yang isinya berupa pesanan untuk membeli sejumlah produk ataupun memesan suatu jasa tertentu. Adapun beberapa yang perlu diperhatikan dalam membuat surat pesanan diantaranya seperti:

1. Yang pertama, menyebutkan surat pemesanan berdasarkan dari surat penawaran ataupun iklan dan lain sebagainya.
2. Yang kedua menyebutkan jenis dan jumlah produk atau jasa yang akan di pesanan, lebih baik dibuatlah dalam bentuk daftar supaya lebih mudah saat mengeceknya.
3. Yang ketiga menyebutkan bagaimana cara pengirimannya.
4. Yang keempat menyebutkan cara dari pembayarannya.
5. Yang kelima menyebutkan waktu pengirimannya yang dikehendaki.
6. Yang keenam menyebutkan cara pengepakan atau packingnya.

Macam – Macam Surat Niaga

Surat niaga ada beberapa macam, diantaranya seperti dibawah ini:

Surat Perjanjian Jual – Beli

Surat perjanjian jual- beli adalah akta surat tertentu yang haur ditanda tangani dan harus dibuat secara sengaja, dan juga harus dipakai sesuai dengan keperluan apa surat tsb.

Surat Perjanjiaan Sewa Menyewa

Salah satu contoh surat perjanjian adalah surat perjanjian sewa menyewa. Surat perjanjian sewa menyewa dibuat oleh dua pihak, yaitu pihak penyewa dan pihak yang menyewakan. Surat perjanjian ini memuat pernyataan tertulis mengenai kesepakatan sewa menyewa yang disetujui kedua belah pihak dan ditandatangani oleh saksi-saksi.

Surat perjanjian pada umumnya memuat identitas resmi kedua pihak yang hendak melakukan transaksi. Surat perjanjian pada umumnya juga mencantumkan pasal-pasal yang berisi hak, kewajiban, dan kesepakatan yang harus dipatuhi oleh pihak-pihak yang melakukan transaksi. Pada bagian akhir surat perjanjian, harus dicantumkan tanda tangan dan nama terang pihak-pihak yang melakukan transaksi serta tanda tangan saksi-saksi yang menyaksikan perjanjian transaksi.

Surat Penawaraan

surat penawaran (offerte) adalah surat yang dibuat penjual yang berisikan penawaran dan penginformasian barang dagangan ditujukan kepada colon pembeli baik atas permintaan calon pembeli maupun atas inisiatip penjual sendiri.

Jika surat penawaran dikirim berdasarkan surat permintaan penawaran dinamakan surat balasan permintaan penawaran. Biasanya surat penawaran tersebut kurang kuat kedudukannya karena surat penawaran yang dikirimkanakan dibandingkan dengan surat penawaaran dari peusahaan lainnya.

Sebaliknya, jika surat penawaran yang dikirimkan itu tanpa adanya permintaan penawaran, dalam penyusunan surat lebih leluasa untuk mempromosikan barang yang ditawarkan. Penjual akan lebih aktif menawarkan barang-barangnya agar lebih dikenal. Surat penawaran atas inisiatif sendi biasanya digunakan untuk mempromosikan barang-barang baru.

Surat Permintaan Penawaraan

Surat permintaan penawaran adalah surat yang berasal atau dikirimkan calon pembeli kepada penjual tau peusahaan. Isinya meminta informasi mengernai barang yang diperlukan/ diinginkannya.

Berdasarkan surat permintaan penawaran , pihak penjal akan membalas permintaan tersebut dnega surat balasa n permintaan penawaran. Biasanya surat balasan permintaan penawaran dilampiri daftar harga, atau booklet sebafai bahan perimbangann lain dengan maksud untuk mencar harga yang sesuai dnga kemanpuan keuangan dan keinginan calom pembeli.

Bahasa surat harus disusun dengan kalimat yang jelas dan lengkap agar penjualan atau perusahaan mudah memahami dan mengerti mengenai kriterian barang yang mereka inginkan. Dalam surat permintaan penawaran yang resmi, biasanya calon pembeli meninta keterangan- keterangan sebagai berikut:

1. Nama, jenis, model, tipe, ukuran, kualitas, kemampuan ,dan harga barang.
2. Cara pengiriman barang,
3. Syarata pembayaran,
4. Contoh barang,
5. Pelayanan purnajual

Surat Pesanan

Surat pesanan merupakan surat yang ditulis calon pembeli dan ditujukan kepada pedagang, penjual, atau produsen dengan maksud untuk memesan baran-barang yang diperlukan. Surat pesanan ini mempunyai kedudukan yang kuat dalam komunikasi bisnis karena datangnya dari pembeli yang sudah pasti untuk transaksi jual beli. Surat ini dapat dibuat  karna inisiatif sendiri atau adanya penawaran dari penjual.

Seorang pedagang atau penjual setelah menerima surat pesanan harus merespon dan menyelesaikannya dengan segera. Hal ini berkaitan degan syarat-syarat penawaran yang ditetapkan. Oleh karena itu, dalam membalas surat pesanan diperlukan kecepatan dan kejelasan, apakah pesanan dapat diterima atau tidak dapat dipenuhi.

Pokok-pokok isi surat pesanan meliputi hal-hal berikut.

1. Menyebutkan criteria barang yang dipesan dengan jelas, seperti nama, jenis, merk, tipe, ukuran, kualitas, model dan warna barang yagn dipesan.
2. Menyebutkan syarat pembayaran dan penyerahan barang
3. Kesanggupan melakukan pembayaran
4. Cara pengiriman barang yang diinginkan
5. Batas waktu pengiriman barang pesanan.

Surat Pengaduaan

Surat pengaduan  (klaim) adalah surat pemberitahuan kepada penjual mengenai ketidaksesuaian barang-barang yagn dikirimkan pesanan disertakan dengan tuntutan penyelesaiannya.

Untuk mengajukan tuntutan harus dikemukakan  alasan-alasan yang kuat dan masuk akal. Tanpa alasan yang kuat penjual tidak akan memenuhi tuntutan itu. Tuntutan yagn kita ajukan dapat berupa ganti rugi dan langsung ditujuan kepada penjual. Tetapi kika kerugian tersebut  terjadi dalam pengangkutan atau dalma gudang, maka tuntutan dapat dialihkan kepada pihak-pihak tersebut.

Sebelum mengajukan tuntutan, pemesan harus meneliti secara seksama letak kekurangan atau kerusakan barang-barang pesanan tersebut disertai dengan bukti-bukti kuat.

Dengan cara itu, kita sebagai pemesan dapt memperoleh kejelasan tentang siapa yang di tuntut dan mengganti kerugian atas barang pesanan itu. Hal ini untuk menghindari terjadinya kesalahan yang lebih fatal. Agar tidak terjadi pengalihan tuntutan dari satu pihak kepihaklain, maka dalm membuat surat klaim harus diperhatikan unsur-unsur,

seperti:kuatnya alasan,menunjukan letak kekuarangan dan kerusakan , mermpunyai bukti-bukti yang sah, disampaikan dengan tidak emosi dan tetap menjaga etika bisnis serta tetap menunjang tinggi keadilan dan kebenaran. Apabila sudah jelas kepada siapa tuntutan tersebut ditujukan, selanjutnuya dan mengajukan pengaduan dengan tuntutan dapat berupa:

1. pembatalan pembelian barang,
2. permintaan penggantian barang dengan biaya ditanggung yang bersangkutan,
3. permintaan ganti rugi sebesar kerugian yang diderita, serta
4. permintaan potongan harga.

Surat Kuasa

Surat kuasa adalah surat yang berisi pelimpahan wewenang dari seseorang atau pejabat tertentu kepada seseorang atau pejabat lain. Pelimpahan wewenang dapat mewakili pihak yang memberi wewenang.

Penggolongan surat kuasa :

·         Surat kuasa formal
-cirinya : bermaterai (6000)
-contoh : surat kuasa tanah, surat kuasa suatu usaha

·         Surat kuasa non formal
-tidak perlu memakai materai
-contoh: surat warisan, surat wasiat

Fungsi Surat Niaga

Adapun fungsi dari surat niaga diantaranya sebagai berikut:

• Sebagai bukti nyata hitam di atas putih, khususnya surat-surat perjalanan.
• Sebagai alat pengingat, sebab surat dapat diarsipkan dan dapat dilihat lagi jika memang dibutuhkan.
• Sebagai duta ataupun wakil penulis untuk berhadapan dengan lawan bicaranya.
• Sebagai pedoman kerja dalam menjalankan tugas.
• Sebagai alat promosi.
• Sebagai bahan untuk mengambil suatu keputusan.
• Sebagai bukti dari sejarah.

 

Memahami Pelanggan

Memahami Pelanggan : Mengapa dan Bagaimana ?

Perusahaan yang baik adalah yang berusaha memahami pelanggannya. Sebaliknya, perusahaan yang tidak berusaha memahami pelanggannya adalah perusahaan yang buruk. Mengapa demikian? Sebab, dengan tidak memahami pelanggan, suatu perusahaan akan menjalankan bisnis secara “sia-sia”. Mereka menjual produk yang tidak dibutuhkan pelanggan; menyediakan jasa yang tidak diinginkan pelanggan. Atau, kalau mereka menjual produk dan jasa yang sangat dibutuhkan pelanggan, mereka memberikan pelayanan secara asal-asalan. Kalau pelanggan bertransaksi dengan mereka, itu karena pelanggan tidak punya pilihan lain. Seandainya perusahaan yang tidak disukai pelanggan itu mempunyai kompetitor yang memahami pelanggannya, pasti pelanggan akan berbondong-bondong pindah dari perusahaan tersebut dan beralih ke sang kompetitor.

Berdasarkan uraian di atas, jika suatu  perusahaan ingin terus bertumbuh dan berkembang—baik dari sisi pendapatan dan perolehan keuntungan—maka mau tidak mau, perusahaan tersebut harus memonopoli pasar. Jika tidak bisa, maka perusahaan harus betul-betul memahami pelanggannya sehingga pelanggan tetap menjadi pelanggan dan tidak berpaling ke kompetitor yang memiliki pemahaman yang lebih baik tentang pelanggan.

Pertanyaan sekarang : bagaimana cara memahami pelanggan ?

Untuk memahami pelanggan, yang harus dilakukan ialah berusaha mencari tahu tentang mereka: apa jenis kelamin mereka, berapa usia mereka, di mana mereka tinggal, apa status perkawinan mereka, apa kesukaan mereka, apa hobi mereka, apa kebiasaan mereka, akun social media apa saja yang mereka miliki, akun social media apa saja yang paling sering mereka gunakan, bagaimana mereka melakukan pengambilan keputusan, di mana mereka melakukan pengambilan keputusan, pihak apa saja yang mempengaruhi mereka dalam pengambilan keputusan, dan lain sebagainya. Semakin banyak yang kita tahu tentang mereka, semakin baik.

Untuk bisa menjawab pertanyaan-pertanyaan di atas, kita bisa melakukannya dengan dua cara: survei dan pengamatan.

Survei

Survei terdiri dari dua metode utama: kualitatif dan kuantitatif.

Apabila Anda memilih untuk melakukan survei jenis pertama, buatlah daftar pertanyaan sebanyak-banyaknya yang dengan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan itu bisa membantu Anda dalam memahami pelanggan, membantu Anda dalam memahami "sesuatu" yang ada di balik perilaku pelanggan. Setelah selesai membuat daftar pertanyaan, lalu ajukan pertanyaan-pertanyaan tersebut kepada beberapa orang yang benar-benar mewakili pelanggan Anda.

Apabila Anda memilih survei jenis kedua, susunlah beberapa pertanyaan (jumlah pertanyaannya lebih sedikit dari pertanyaan survei kualitatif) yang betul-betul penting untuk Anda ketahui lalu ajukan pertanyaan-pertanyaan tersebut kepada para responden dari kalangan pelanggan Anda (jumlah responden harus lebih banyak dari responden dalam survei kualitatif).

Jawaban-jawaban yang muncul akan memberikan gambaran tentang pelanggan Anda dan gambaran tersebut bisa menjadikan Anda memahami pelanggan dengan lebih baik. Dua jenis survei di atas bisa dilakukan secara offline maupun online.

Pengamatan

Dengan mengamati pelanggan, Anda dapat melihat dan mendapatkan banyak informasi tentang perilaku mereka. Informasi seperti ketinggian optimal penempatan produk, lokasi produk, dan tata letak toko bisa diperoleh dengan mengamati reaksi dan perilaku pelanggan.

Jika berjualan online melalui website, Anda bisa melakukan pengamatan dengan memanfaatkan Google Analytics. Bila berjualan melalui Facebok Page, Anda bisa melakukan pengamatan melalui fitur yang ada dalam Facebook Insight dan Facebook Ads Manager. Demikian pula dengan media sosial lainnya, masing-masing memiliki tools yang bisa Anda gunakan untuk melakukan pengamatan terhadap pelanggan Anda.

Bahkan apabila Anda memiliki website yang difungsikan sebagai toko online dan dalam aktivitasnya Anda tidak hanya memanfaatkan SEO (Search Engine Optimization), tetapi juga SMO (Social Media Optimization), Anda bisa memadukan Google Analytics dan Social Media Analytics Tools sekaligus untuk membawa Anda kepada pemahaman yang lebih baik tentang pelanggan Anda.

Penutup

Pelanggan adalah raja, dan setiap raja pasti ingin dipahami dan dilayani dengan sebaik-baiknya. Terapkan kedua teknik di atas untuk memperdalam pemahaman Anda tentang pelanggan. Dengan memahami pelanggan, Anda jadi tahu bagaimana melayani pelanggan, menangani keluhan mereka, dan bagaimana menyediakan produk-jasa yang benar-benar dibutuhkan dan diinginkan pelanggan.

Memahami pelanggan, itulah salah satu yang harus Anda lakukan untuk memenangkan persaingan bisnis yang dari hari ke hari semakin ketat ini.(*)